Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer persönlichen und unternehmensbezogenen Daten hat für die Frigentis GmbH höchste Priorität. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen ist:

2. Erhebung und Speicherung von Daten sowie Art und Zweck der Verwendung

a) Beim Besuch der Website (Server-Logfiles)
Wenn Sie unsere Website aufrufen, werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem reibungslosen Verbindungsaufbau und der Systemsicherheit).

b) Bei Kontaktaufnahme (E-Mail, Kontaktformular)
Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus der Anfrage (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Inhalt der Anfrage) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

c) Im Rahmen der Vertragsabwicklung (B2B-Kunden)
Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten als Großhändler erheben wir von unseren B2B-Kunden folgende Daten:

• Firmenname, Rechtsform und UID-Nummer
• Vor- und Nachname der Ansprechpartner
• Geschäftsanschrift, Rechnungs- und Lieferadressen
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern
• Zahlungsdaten und Bonitätsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich zulässig und erforderlich ist:

• Logistik und Versand (Fulfillment): Zur Zustellung der von Ihnen bestellten Waren geben wir die erforderlichen Lieferdaten (Firmenname, Lieferadresse, Ansprechpartner, Telefonnummer für Avisierungen) an unsere externen Logistikpartner und Speditionen weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Bonitätsprüfung und Inkasso: Um unser berechtigtes Interesse an der Vermeidung von Zahlungsausfällen zu wahren, übermitteln wir vor einem Vertragsabschluss und ggf. während der Geschäftsbeziehung Daten an staatlich anerkannte Kreditauskunfteien (z. B. KSV1870, Creditreform) zur Einholung von Bonitätsauskünften. Bei Zahlungsverzug behalten wir uns die Weitergabe an Inkassounternehmen oder Rechtsanwälte vor (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Buchhaltung und Steuern: Zur Erfüllung unserer steuer- und handelsrechtlichen Pflichten geben wir rechnungsrelevante Daten an unseren Steuerberater und das zuständige Finanzamt weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Einsatz von KI-gestützten Tools (Anthropic Claude): Zur automatisierten Bearbeitung unserer Geschäftsprozesse – von der Bearbeitung eingehender Anfragen über die Angebotserstellung und Auftragsabwicklung bis zur Rechnungslegung – setzen wir das KI-Sprachmodell „Claude" des Anbieters Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA, ein. Dieses Tool hat dabei automatisierten Zugriff auf unser ERP-System und verarbeitet in diesem Rahmen personenbezogene und unternehmensbezogene Daten, insbesondere die in Abschnitt 2 genannten Kontakt-, Vertrags- und Rechnungsdaten. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil der mit Anthropic geschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung sind. Eine Verwendung Ihrer Daten zum Training der KI-Modelle findet nicht statt. Verbindliche geschäftliche Entscheidungen (z. B. Vertragsannahme, Rechnungsversand) werden dabei durch unsere Mitarbeiter kontrolliert bzw. freigegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen).

4. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um die Grundfunktionen der Website (z. B. Warenkorb- oder Login-Funktionen, falls vorhanden) sicherzustellen. Sollten wir darüber hinaus Analyse- oder Marketing-Cookies verwenden, holen wir dafür vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung über ein Cookie-Banner ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Speicherdauer der Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Unterlagen, die der österreichischen Bundesabgabenordnung (BAO) bzw. dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) unterliegen (Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz), werden für die gesetzliche Dauer von 7 Jahren aufbewahrt. Daten aus reinen Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, löschen wir, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

6. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern nicht die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. Aufbewahrungspflichten) erforderlich ist.
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit).
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeitet werden.
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

7. Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (z. B. durch eine SSL/TLS- Verschlüsselung auf unserer Website, erkennbar am „https://“ in der Adresszeile).